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企业如何开具、报销、申请发票?

录入编辑:AB模板网 | 发布时间:2023-01-10
企业如何开具、报销、申请发票?一张发票,从申请到入账再到报销,需要经历几个环节?如果企业有发票、单据,是否可以报销?如果是采购业务、销售业务等情况,怎么开发票呢?企业在申请发票、进行增值税进项抵扣的时候,是否需要提前准备···
企业如何开具、报销、申请发票?
一张发票,从申请到入账再到报销,需要经历几个环节?
如果企业有发票、单据,是否可以报销?
如果是采购业务、销售业务等情况,怎么开发票呢?
企业在申请发票、进行增值税进项抵扣的时候,是否需要提前准备发票呢?
对于已经申请了增值税进项税额抵扣的情况,企业如何进行报销呢?
针对上述问题及答案,笔者将结合实务经验给出一些建议。
一、发票的开具
一般情况下,增值税专用发票是由销售方开具给购买方的,因此,取得发票是销售方的义务。
根据《国家税务总局关于修订<增值税发票使用规定>的公告》(国家税务总局公告2016年第23号)规定,“增值税一般纳税人取得的增值税专用发票和机动车销售统一发票,应自开具之日起30日内认证或登录增值税纳税申报系统进行防伪税控系统升级。”
对于上述规定,实务中企业一般都是按照“一般纳税人取得专用发票”或“增值税专用发票”进行开具。
然而对于销售方取得的“一般纳税人取得专用发票”、“增值税普通发票”等情况,该如何开具呢?
目前对于此种情况的开票方法尚未有明确规定,实务中有多种开票方法,以下以销售方开具给购买方的《国家税务总局关于调整增值税纳税申报有关事项的公告》(国家税务总局公告2016年第54号)为例进行说明。
二、采购业务是否需要提前准备发票
企业的采购业务一般分为以下几种情况:
1、从外部取得的货物;
2、需要购进货物;
3、企业为了对外支付货款而采购设备等。
对于第一种情况,企业可以通过向供应商索要并取得供应商开具的发票,申请增值税进项税额抵扣;如采购非应税项目,则无需再向购买方索要发票;如采购的是应税项目,则需要向购买方开具相关的购货凭证(如销售单)。
对于第二种情况,对于对外支付货款,应当按照《增值税暂行条例》规定的申报程序办理相应手续后方可支付款项。另外,对于购买设备、材料等的企业来说,可能会存在以下几种情况:(1)企业需要购进设备、材料等的时候不愿意取得供应商开具的发票;(2)企业为对外支付货款需要取得相关合同及发票时;(3)由于企业生产经营的特殊性,需向第三方购入货物时。
三、票据审核流程
企业在申请了增值税进项税额抵扣后,如果报销的时候,发票有误,不能报销的,应及时与税务机关沟通,说明原因;如果报销不能的,应及时与财务人员沟通处理。
企业在申请发票时,需要注意两点:一是必须取得合法有效的发票;二是有明确的销售方,即开票单位和收票方。
对于发票取得合法有效的要求:一是增值税专用发票必须有购买方的名称、地址、联系人和联系电话;二是增值税普通发票应当包括品名、数量或者单价、税额和结算方式。
对于增值税专用发票与财务专用发票(以下简称专用票据)是否一致的问题。
如果两者都不一致时,在报销时需要提供证明;若两者也不一致时,在报销前应先对相关事项进行了解。
企业在报销时如果没有任何不一致的情况,则一般情况下是可以直接通过申请发票来进行扣除进项税额抵扣的。
四、发票报销流程
1.如果是在网上购买的发票,企业财务人员应当仔细审核发票的真实性、合法性。
2.采购人员在发票开具之前,应当核对好发票的品名、金额、税率等要素,防止重复开票;
3.采购人员在购买商品时,应当要求供应商提供完整的票据、增值税及附加等资料,并进行必要的审核;
4.销售人员将开具好的发票与合同等相关资料一并交到财务处备案;
5.财务人员收到发票后,应当及时核对开票信息是否一致;同时向采购人员进行询问;采购人员可以向其他业务部门核实开票信息一致性。
6.如果涉及到增值税进项抵扣,需要对增值税进项抵扣进行确认与调整。
7.企业应当在纳税申报期内将所购商品的进项税额进行申报。
五、发票开具相关文件
(1)增值税专用发票是指税务机关监制的用于开具增值税扣税凭证的票。
(2)普通发票:是指在全国范围内销售货物或者提供应税劳务时,为购买方收取并直接开具给购买方或者接受劳务的单位和个人,作为财务会计核算的原始依据,证明其经济活动真实发生的凭证。
(3)海关完税凭证:是指海关根据有关法律、行政法规的规定,对进口货物出具的证明其应税行为发生并已缴纳税款的单据。
(4)出口货物报关单:是指海关向外方出具的,用于证明其已向外方开具出口货物报关单内容与实际相符的书面单据。
(5)免税进口商品清单:是指国家税务总局规定必须附列在税目税率表中并加盖税务机关公章和注明免税字样的清单及其附表。
[案例]A公司作为纳税人在某地购买了一台二手小汽车,价款为60万元,A公司与B公司签订合同约定该车价款由B公司承担,A公司支付了首付款60万元。在办理购车手续时,销售方按照合同约定将车交付给A公司进行上牌登记。
六、增值税进项税额抵扣
增值税进项税额是指企业购进货物或应税劳务所支付的增值税额。
根据《中华人民共和国增值税暂行条例》及其实施细则、《中华人民共和国增值税暂行条例实施细则》《国家税务总局关于发布第一批营业税改征增值税试点企业和有关财务人员资格认定考试大纲的公告》(国家税务总局公告2012年第39号)和国家税务总局关于印发《第一批营业税改征增值税试点企业名单》,在2016年4月1日起实施的《营业税改征增值税试点有关事项的规定》(财税〔2016〕36号),规定了一般纳税人购进货物、劳务、服务、无形资产、不动产支付的增值税额为进项税额。
一般纳税人购进货物或者劳务可以抵扣其进项税额。但是,具体适用何种方法计算抵扣,需要以相关部门正式发布文件为准。
由于上述政策已经于2016年4月1日起正式实施,因此,2016年5月1日前发生的销售行为,应按照相关规定进行申报抵扣进项税额,否则将影响以后年度企业所得税税前扣除。
七、税务风险及应对措施
企业在发生相关费用时,没有正确地核算实际发生的支出,或在取得发票后未按照规定期限内认证或者进行抵扣,造成税款流失。
比如:企业报销业务宣传费时,未开具发票,或者虽已开具但未入账,导致不能在税前扣除。
比如:企业销售给客户时没取得增值税专用发票已作废无法正常认证或者进行抵扣,导致不能税前扣除。
如果企业发生上述情况,则需要按照上述规定及时进行处理,否则有可能面临税务风险。


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